Formas
escritas de la comunicación:
Algunas formas escritas más utilizadas son:
Oficio.
Se
entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en
las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. Sociedades,
sindicatos, clubes y otras.
El
oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la correspondencia
comercial, en los siguientes puntos:
En una
serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iniciales o cuadro
clasificador, que contienen estos datos: nombre de la dependencia que gira el
oficio, departamento y sección que lo tramitan, número del escrito en orden
progresivo y clasificación del expediente.
En un
elemento denominado asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para
facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse
rápidamente del contenido del mismo. Por tanto, la síntesis que se hace
en el asunto debe ser clara precisa y breve, pues la falta de estas cualidades
lo invalida, y no llena el objetivo a que está destinado.
En que
sustituye en el elemento que contiene el nombre, las expresiones: señor, señora
o señorita, por la de ciudadano o ciudadana abreviados, en singular C. y
en plural CC., dentro de los oficios del gobierno, o compañero o
compañera, en los sindicatos o clubes.
En que
se suprime el vocativo, generalmente afectuoso, que siempre figura en las
cartas.
En que,
al final, y después de la frase o término de despedida, se escribe el lema
oficial del gobierno, o de la institución respectiva. El lema oficial del
gobierno es SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN que debe figurar en toda correspondencia
exterior, es decir, la que gira entre personas u oficinas de diferente
dependencia y que no dependan de la que expide el oficio.
En que
la jerarquía o categoría del firmante se escribe antes de su nombre.
Memorándum.
En la
correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para
recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito
es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es
memorándumes, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para
sancionar a una determinada persona.
La
mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño
media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la
parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se
anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha esa puede escribir
abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno.
Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las
indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en
reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las
actividades a realizarse durante el día, etc.
Circular.
La
circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo
asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
La
circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos
oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya
establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que
de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones
colectivas.
Los
elementos que componen a la circular son:
§ Membrete
§ La
palabra circular centrada en la parte superior del papel
§ Número
o clasificación; este elemento se anota inmediatamente después de la palabra
circular.
§ Asunto;
que es un breve resumen de lo que contiene el texto
§ Fecha
§ Dirección;
nombre o designación de los destinatarios.
§ Texto
§ Despedida
§ Antefirma
§ Firma
§ Referencias
finales
§ La
circular puede ser interna y externa.
Carta
Comercial.
Antes
que nada debemos definir el concepto de CARTA: es el papel escrito por medio
del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto determinado. De
acuerdo a su presentación y propósito, las cartas se distinguen unas de otras,
por las características que cada una de ellas adquiere según el grupo al que
pertenece. Nosotros nos vamos a referir específicamente a la carta comercial.
La
carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento
comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue
por el membrete comercial diseñado por la negociación, los colores y en
ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Generalmente se
escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.
Hay
normas dentro de la correspondencia que exige que las cartas tengan una
correcta presentación y distribución de los elementos que las componen.. Véase
el modelo No. 1 y modelo
Cabe
mencionar enseguida, cada una de las partes que componen el esquema de la carta
comercial:
§ Membrete.
Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el
nombre, domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona, negocio o sociedad
que remite la carta.
§ Lugar y
Fecha. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta, del
día, mes y año en que se escribe.
§ Destinatario.
Nombre, domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Se le ubica
abajo del lugar y fecha, en el margen izquierdo superior como lo muestra el
esquema respectivo.
§ Vocativo.
Saludo anterior al texto. Su colocación es abajo y en dirección vertical del
margen del destinatario. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos.
§ Texto.
Llamado también cuerpo de la carta. Consiste en el desarrollo del asunto a
tratar en la masiva. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con
una conclusión.
§ Despedida.
Frase final de la carta. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de
comunicado.
§ Antefirma.
Contiene el lema comercial, la denominación del negocio o la razón social.
§ Firma.
Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que
escribe y la rúbrica correspondiente.
§ Cargo.
Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubica
debajo de la firma.
§ Anexos.
Si al documento se adjunta otro, es conveniente especificarlo en la parte
inferior; abajo del cargo.
§ Otros
Datos. No siempre se utiliza esta parte, sólo cuando se requiera que el
contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Se ordena
por jerarquías y se utiliza la abreviatura c.c.p. (con copia para...).
§ Referencias
Finales. Como medida de control de la correspondencia, en la esquina inferior
izquierda, deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del
que suscribe, separarlas por una diagonal, como u otro signo; de las persona
que escribe la carta.
Informe.
Los
informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que
cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las
personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o
tienen algún vínculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios
para la toma de decisiones.
Antes
de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿Quién lo
va a hacer? Y ¿Qué uso va a tener?. Los lectores podrían ser: colegas técnicos,
especialistas en actividades técnicas relacionadas. Gerencias de línea,
administradoras y/o profanas (todas las personas que no entran en las
anteriores categorías).
Los
posibles usos son para: uso inmediato, servir como base para emprender una
acción. Establecer la prioridad sobre un descubrimiento, estimular el interés, reservarlo
para uso futuro.
De una
manera general podemos decir que existe dos tipos de informe: el Informe
Administrativo y el Informe Científico.
Informe Administrativo.
El
informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente, descendente
y/o horizontal, que se emplea en el sector interno de las organizaciones l
hacia fuera de estas.
Estos
informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes, cada años, etc.) o
de forma esporádica, respondiendo a la necesidad de información de un superior.
Este comunicado no es muy extenso, por lo general es concreto y objetivo,
prevaleciendo la claridad y veracidad, informando los acontecimientos ocurridos
y llegando a una conclusión por parte del que emite el informe y posiblemente
se emita también una sugerencia de solución al problema, si es que existe.
En el
anexo final de este trabajo se encuentra el esquema general de un informe
(Modelo No. 6).
Informe Científico.
Este
tipo de informe se caracteriza por ser detallado y por lo general extenso, por
lo que consta de varias partes para lograr su cometido.
2. Correo electrónico: También
conocido como e-mail, revoluciono al mundo, creando inclusive una adicción
hacia el internet en muchos usuarios.
Este medio desplazó en gran parte la utilización de la
carta escrita a mano por la facilidad, la comodidad que le brindaba a sus
usuarios y principalmente por la rapidez en la llegada de los mensajes. Puesto
que podía enviarse una carta estando a miles de kilómetros de distancia del
destinatario y el mismo podía recibirla en cuestión de minutos. Lo único que se
necesita es una computadora y una conexión a internet.
3. La prensa/ Los diarios: El diario
ocupa un rol fundamental en la comunicación escrita pero no se especifica por
parte de un emisor hacia un solo receptor, sino de un medio de comunicación
–emisor- hacia miles de receptores –la sociedad-. El objetivo de los medios es
llevarle las noticias actuales al pueblo para que estos se mantengan
informados. Estos medios se clasifican en diarios, periódicos, revistas
mensuales, o hasta gacetillas semanales entre otros.
4. Nuevas tecnologías: Con la
modernidad, llegaron nuevas innovaciones tecnológicas a la vida cotidiana que
permitieron la utilización de diversos métodos comunicacionales desde la
escritura, en esta categoría de comunicación escrita se encuentran las
comodidades que brindó la utilización de computadoras con internet, como por
ejemplo las redes sociales que son utilizadas para interactuar con personas sin
importar el lugar en el que estas se encuentren, o inclusive nos brindan la
posibilidad de dejarles escrito algún mensaje para que estas luego puedan
leerlo.
Y también están los teléfonos celulares, que si bien
comenzaron como método de comunicación discursivo, hoy en día nos permiten
mandar mensajes de texto, utilizar distintas aplicaciones para mandar mensajes
vía internet o hasta escribir correos electrónicos.
La comunicación escrita ha avanzado descomunalmente a
lo largo de la historia y nuestro presente es testigo de ello, puesto que tan
solo imaginarnos sin ella estaríamos perdidos como náufragos en una isla. Con
seguridad en el futuro los científicos seguirán descubriendo nuevos métodos que
permitirán sorprendernos y seguirán facilitándonos la redacción de mensajes para
nuestros seres queridos.
El Acta es un escrito que tiene como fin esencial
dejar constancia de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, asamblea o
reunión.
Es usual en la actividad empresarial y aun entre los
miembros de una agrupación, sindicato,
asociación, organización u otro colectivo, en cuyas sesiones quieren dejar
testimonio de todo lo ahí abordado.
La redacción del Acta corresponde al Secretario del
organismo respectivo, quien deberá elaborar primero una minuta o síntesis de la
reunión sobre la base de la agenda u orden del día. Después desarrollara las
ideas o conceptos en forma completa y adecuada.
Estructura del Acta: La estructura del acta está determinada por su contenido, ya que cada apartado se
corresponde con cada uno de los aspectos de la reunión. En general, en un acta
se pueden distinguir los siguientes apartados:
§ La
introducción precisa los datos referidos a la reunión: lugar, hora y fecha,
participantes (o bien una relación de presentes y ausentes que normalmente
aparece en el margen), así como los nombres completos del presidente y el
secretario de la reunión.
§ El orden del
día recoge la relación detallada de los asuntos que se van a tratar.
§ El desarrollo de la
reunión da cuenta de lo tratado, especificando -si es preciso- quiénes han
intervenido y las opiniones formuladas.
§ El cierre
concreta la hora a la que se considera finalizada la reunión, expresa la
conformidad de los presentes e incluye las firmas del presidente y del
secretario.
Sugerencias para la Redacción del Acta:
§ Emplee un
lenguaje claro y comprensible.
§ Escriba en
presente indicativo.
§ Utilice
oraciones y párrafos cortos.
§ Use
adecuadamente los verbos frecuentes en la redacción de Actas: explica, agrega,
informa, recuerda, aclara, aprueba, etc.
§ Limítese a
los aspectos significativos de la sesión.
§ Evite un
lenguaje figurado en la redacción.
§ Sea
coherente y objetivo: no tergiverse ni modifique los conceptos escuchados.
§ Evite
mencionar los detalles intranscendentes.
§ Escriba en
letras las cantidades, las fechas, horas y años.
Un contrato es el
convenio suscrito entre dos o más personas que se obligan recíprocamente para
constituir o extinguir un vínculo jurídico. Se pueden hacer contratos de arrendamiento o
contratos de trabajo.
También se puede decir que un contrato es el acuerdo
entre el empresario y el
trabajador en el que se detallan las condiciones en las que un trabajador se
compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del empresario y bajo
su dirección, a cambio de una
retribución o sueldo.
Características de los Contratos:
§ Personas que
intervienen en el contrato.
§ Fecha del
contrato.
§ Firma del
empleador y trabajador.
Es la norma elaborada por el patrono de acuerdo
con los intereses de su empresa y la legislación laboral vigente,
en la que se establecen las condiciones de acatamiento general sobre
condiciones de trabajo, relaciones humanas, medidas de orden técnico y
sanciones disciplinarias.
Estos sirven para que tanto el (la) patrono (a) como
los (as) trabajadores (as) sepan de antemano cuáles son las reglas que se deben
seguir en el centro de trabajo, y las consecuencias que tiene su incumplimiento
para cada uno (a).
Cuando sea oportuno y, en todo caso, antes de aprobar
el proyecto de
reglamento, el Departamento de Asesoría Externa indicado le dará audiencia al
Comité Permanente de Trabajadores, proporcionándoles copia del proyecto de
reglamento, para que se pronuncie sobre el mismo; de manera que los (as)
trabajadores (as) puedan ejercer la defensa de sus derechos adquiridos, alegar
posibles ilegalidades, supresión de beneficios, etc.
Características de los Reglamentos:
Deben contener la siguiente información:
§ Nombre del
centro de trabajo o razón social de la empresa en que se aplicará el
Reglamento.
§ Indicación
precisa de la (s) actividad (es) a la (s) que se dedica la empresa.
§ Lugar donde
deben prestar sus servicios los (as) trabajadores (as).
§ Jornadas de
trabajo existentes en la empresa (diurna, mixta, nocturna); así como indicar si
se trata de jornada acumulativa, fraccionada o continua.
§ Horarios,
con indicación clara de los días que se laboran, las horas de entrada y de
salida de los trabajadores, el tiempo destinado para comidas, incluyendo los
tiempos que se conceden dentro de la jornada para tomar refrigerios. Si existen
diferentes horarios, deberá indicarse todos y cada uno por separado.
§ La forma de
pago del salario y el lugar, día y hora en que se paga.
§ Indicación
de las personas que ejercen autoridad en la empresa, su competencia y ante
quiénes deben presentarse las sugerencias, solicitudes, quejas y reclamos de
los trabajadores; así como el procedimiento para
su presentación y respuesta.
§ Las
disposiciones disciplinarias y formas de aplicarlas. Se prohíbe descontar suma
alguna del salario de los trabajadores a título de multa; y que la suspensión
del trabajo, sin goce de sueldo, no podrá decretarse por más de ocho días, ni
antes de haber oído al (a
la) interesado (a) y a los (as) compañeros (as) que éste (a) indique.
§ Procedimiento
para conocer las denuncias sobre Acoso u Hostigamiento Sexual en la empresa.
§ Las
disposiciones sobre los siguientes temas, que son necesarios para una mejor administración del
personal de cada empresa:
a) Control de
asistencia y puntualidad.
b) Llegadas
tardías.
c) Abandono del
trabajo.
d) Vacaciones.
e) Aguinaldo.
f) Tipos de
contratos de trabajo vigentes en la empresa.
g) Feriados.
h) Día de
descanso semanal.
i)
Importancia de los Reglamentos:
El Reglamento interno regula las relaciones de la
empresa con sus trabajadores en aquellos puntos en los cuales se exige una
definición más precisa entre lo que indica la ley (Código del trabajo
y su reglamento) y las condiciones particulares de actividad laboral de cada
empresa, con el objeto de que tanto patrono como trabajadores conozcan con
claridad a que atenerse en caso de discrepancias.
Como las normas exigen que toda empresa debe cumplir
con las leyes locales e
internacionales en todas las materias de su actividad y además que primero
resuelva todos sus conflictos previos a
una certificación si fuera el caso.
También que las actividades ISO exigen una
mayor colaboración y dedicación entre patronos y trabajadores. Hoy en día toma
cada vez mayor trascendencia el uso del Reglamento interno como un documento de
vital importancia para asegurar la tranquilidad de las actividades
empresariales.
Las empresas que no tienen aún un reglamento interno deberían
a corto plazo solicitar la asesoría legal correspondiente para que en corto
tiempo puedan integrarse a los beneficios de su implementación, despejando el
camino a su crecimiento en un clima de
tranquilidad
Los Manuales
Los manuales administrativos son documentos que
sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir
en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
La tarea de elaborar manuales
administrativos se considera como una función de mantener informado al personal
clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear
la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un
valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos
representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por
ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información
administrativa.
Estructura de los Manuales:
§ Identificación: Este documento debe incorporar la
siguiente información:
a) Logotipo de la organización.
c) Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
d) Lugar y fecha de elaboración.
e) Número de revisión (en su caso).
f) Unidades responsables de su
elaboración, revisión y/o autorización.
g) Clave de la forma. En primer término,
las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad
administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma.
Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
§ Índice
o Contenido: Relación
de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
§ Prólogo
y/o Introducción: Exposición
sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de
su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de
las áreas comprendidas en el manual.
§ Objetivos
de los Procedimientos: Explicación
del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
§ Áreas
de Aplicación y/o Alcance de los Procedimientos: Esfera de acción que cubren los procedimientos. Dentro
de la administración pública federal los procedimientos han
sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en:
procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o
sectoriales.
§ Responsables:
Unidades
administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera
de sus fases.
§ Políticas
o Normas de Operación: En
esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que
se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad
de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
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